Créer un conseil syndical n'a rien de compliqué : c'est avant tout une question de méthode et de calendrier. Que votre copropriété n'en ait jamais eu, que le sien soit devenu incomplet, ou que vous vouliez le renouveler, la démarche suit toujours les mêmes étapes, du premier candidat jusqu'à l'élection du président. Ce guide pas à pas vous les détaille. Pour comprendre à quoi sert cet organe avant de vous lancer, revenez au guide complet du conseil syndical.

Quand faut-il créer un conseil syndical ?

Un conseil syndical est prévu par défaut dans toute copropriété : il faut le créer dès qu'il n'en existe pas, ou le renouveler quand les mandats arrivent à terme. Deux réserves toutefois. Si l'assemblée a déjà décidé, par une délibération spéciale à la majorité de l'article 26, de ne pas instituer de conseil, il faut d'abord revenir sur cette décision. Et les petites copropriétés en sont dispensées : lorsque le syndicat comporte au plus cinq lots à usage de logements, bureaux ou commerces, ou que son budget prévisionnel moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 euros, il n'est pas tenu de constituer un conseil syndical (loi du 10 juillet 1965, art. 41-8 et 41-9). Il peut évidemment choisir d'en avoir un.

En pratique, deux situations reviennent le plus souvent. La première : la copropriété n'a jamais eu de conseil, ou le sien a disparu faute de candidats. La seconde : le conseil existe mais devient incomplet après plusieurs départs. À noter que le conseil n'est plus régulièrement constitué lorsque plus d'un quart de ses sièges deviennent vacants (décret du 17 mars 1967, art. 25) : il faut alors relancer une désignation. Dans tous les cas, la marche à suivre est la même, et elle commence bien avant l'assemblée générale.

Qui peut être membre du conseil syndical ?

Peuvent être membres du conseil syndical les copropriétaires, ainsi que leurs conjoints ou partenaires de Pacs, leurs ascendants ou descendants, leurs représentants légaux et les usufruitiers (loi du 10 juillet 1965, art. 21). Le vivier est donc plus large que les seuls propriétaires présents aux réunions.

Cette liste est limitative : un locataire, par exemple, ne peut pas être membre du conseil syndical, même s'il occupe l'immeuble depuis longtemps. Une exclusion protège par ailleurs l'indépendance du contrôle : le syndic, ses préposés et leurs conjoints ou partenaires ne peuvent pas siéger au conseil. C'est logique, puisque le conseil a justement pour mission de contrôler la gestion du syndic.

Première étape concrète, donc : faire connaître autour de vous qu'un conseil se constitue, et réunir des candidats. Visez plusieurs membres plutôt que deux ou trois : le travail se répartit, les absences ne bloquent rien, et les décisions restent celles d'un collectif. Des profils différents aident aussi, par exemple quelqu'un à l'aise avec les chiffres et quelqu'un qui connaît bien le bâti. Pensez aussi à des suppléants : nous y revenons plus bas, c'est ce qui protège votre conseil dans la durée.

Être membre du conseil syndical, est-ce risqué ?

C'est la première question que posent les candidats, et la réponse est rassurante : le conseil syndical assiste et contrôle, il ne gère pas. Les décisions sont prises par l'assemblée générale et exécutées par le syndic, de sorte qu'un conseiller n'engage pas la copropriété par sa seule signature.

Deux protections concrètes s'ajoutent à cela. D'abord, la fonction est bénévole : les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent lieu à aucune rémunération, et les dépenses nécessitées par la mission du conseil sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic (décret du 17 mars 1967, art. 27). Ensuite, et c'est trop peu connu : le syndicat des copropriétaires souscrit, pour chacun des membres du conseil syndical, une assurance de responsabilité civile (loi du 10 juillet 1965, art. 21-4). Autrement dit, vous n'êtes ni payé, ni laissé seul face au risque. Dites-le aux candidats hésitants, cela lève souvent le blocage. Pour une situation personnelle particulière, un professionnel du droit reste le bon interlocuteur.

Comment inscrire la création du conseil à l'ordre du jour ?

La désignation des membres doit figurer à l'ordre du jour de la convocation à l'assemblée générale, car seule l'assemblée peut désigner le conseil. Un copropriétaire, ou le conseil syndical, peut notifier au syndic, à tout moment, les questions qu'il demande d'inscrire à l'ordre du jour (décret du 17 mars 1967, art. 10).

Il n'existe donc aucun délai impératif à respecter. La seule règle est celle-ci : le syndic porte votre question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, mais si votre demande lui parvient trop tard compte tenu de la date de la convocation, elle sera inscrite à l'assemblée suivante (art. 10). Pour vous situer dans le calendrier, retenez que la convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété (décret du 17 mars 1967, art. 9). Votre demande doit donc parvenir au syndic bien avant ce jalon : viser un à deux mois avant l'assemblée évite de perdre une année entière.

Deux points à régler dans cette même demande. Indiquez l'objet précis (désignation ou renouvellement des membres du conseil syndical) et, si possible, les candidatures déjà recueillies. Et surtout, faites porter à l'ordre du jour le nombre de sièges à pourvoir, ainsi que la désignation de suppléants : on vote pour pourvoir un nombre de postes déterminé, il doit donc être connu avant l'assemblée. Ce nombre et les règles de fonctionnement du conseil sont fixés par le règlement de copropriété ou, à défaut, par l'assemblée à la majorité de l'article 24 (décret du 17 mars 1967, art. 22).

À quelle majorité le conseil syndical est-il désigné ?

Les membres du conseil syndical sont désignés en assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires, appelée majorité absolue (loi du 10 juillet 1965, art. 25). Chaque candidat est soumis au vote, et non le conseil en bloc.

Cette majorité se calcule sur l'ensemble des voix de la copropriété, présents comme absents, ce qui est plus exigeant qu'une majorité des seuls présents. Si un candidat ne l'atteint pas, un second vote à la majorité simple peut intervenir immédiatement, dans les conditions prévues par l'article 25-1. C'est une sécurité utile : elle évite qu'une copropriété se retrouve sans conseil pour la seule raison qu'une partie des copropriétaires n'a pas voté. Le procès-verbal note, candidat par candidat, qui est élu.

Profitez de ce vote pour désigner aussi des suppléants. Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés dans les mêmes conditions que les titulaires, et en cas de cessation définitive des fonctions d'un titulaire, ils siègent à mesure des vacances, dans l'ordre de leur élection, jusqu'à l'expiration du mandat qu'ils remplacent (décret du 17 mars 1967, art. 25). C'est le réflexe qui protège votre conseil : sans suppléants, quelques départs suffisent à faire passer les sièges vacants au-delà du quart, et le conseil n'est alors plus régulièrement constitué.

Comment installer le conseil et élire son président ?

Une fois les membres désignés par l'assemblée, le conseil s'installe : ses membres se réunissent et élisent leur président parmi eux (art. 21). C'est le conseil, et lui seul, qui choisit son président, pas l'assemblée ni le syndic.

Attention au piège le plus courant : personne n'est chargé de convoquer cette première réunion, et elle n'a donc jamais lieu. Le conseil reste alors une liste de noms sur un procès-verbal. Le bon réflexe est de fixer la date avant de quitter l'assemblée, tant que tout le monde est présent, et que celui qui a porté le projet prenne l'initiative de réunir les autres. Profitez de cette première réunion pour élire le président, répartir les dossiers entre les membres, et arrêter un rythme de réunions.

Vérifiez enfin la durée des mandats : le mandat des membres ne peut excéder trois années, renouvelables (décret du 17 mars 1967, art. 22).

Que se passe-t-il si aucun candidat ne se présente ?

Si l'assemblée ne parvient pas à désigner de membres, faute de candidats ou faute d'atteindre la majorité requise, le procès-verbal doit en faire explicitement mention et être notifié à tous les copropriétaires dans un délai d'un mois (loi du 10 juillet 1965, art. 21). La copropriété n'est pas bloquée pour autant.

À défaut de désignation par l'assemblée à la majorité requise, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut désigner les membres du conseil syndical avec l'acceptation des intéressés, ou constater l'impossibilité d'instituer un conseil syndical (art. 21). C'est un recours, pas la voie normale : l'objectif reste de susciter des candidatures en interne. Souvent, un conseil renaît simplement parce qu'une personne se dévoue et en entraîne d'autres. La difficulté n'est pas juridique, elle est humaine, et elle se lève par la pédagogie.

Comment Maco aide un conseil syndical qui démarre ?

Un conseil qui se crée part souvent d'une page blanche : ni historique clair, ni mémoire des décisions passées. C'est là que Maco fait la différence dès le premier jour. Maco lit les documents de la copropriété, les comptes, les contrats, les procès-verbaux, et reconstitue la mémoire de l'immeuble, même celle des années où personne ne suivait.

Pour un nouveau conseil, cela veut dire prendre ses fonctions en comprenant vite où en est la copropriété, retrouver les échéances des contrats, et préparer sereinement sa première assemblée. La connaissance ne se perd plus au changement de conseil : elle s'accumule et reste disponible. Demandez une démonstration de l'application.

Ce qu'il faut retenir pour créer un conseil syndical

Créer un conseil syndical suit un chemin simple : réunir des candidats parmi les copropriétaires et leurs proches, faire inscrire la désignation à l'ordre du jour, voter à la majorité absolue de l'article 25 (avec le second vote de l'article 25-1 en secours), puis installer le conseil et élire son président. Le mandat court sur trois ans au maximum, renouvelables.